В 16:00 заберите все послания из коммуникационного центра, доставьте всё это по назначению и заберите послания из всех корзин «Исходящие». Разложите все послания по соответствующим корзинам в коммуникационном центре, на все готовые почтовые отправления наклейте марки к 17:00 и отправьте их на почту.
В 9:00 утра возьмите любые поступившие телеграммы и только доставленные срочной почтой письма, разложите их в корзины коммуникационного центра и сразу разнесите всё содержимое коммуникационного центра по коммуникацион ным точкам сотрудников. Это должно быть сделано как можно быстрее сразу после вашего прихода, с тем чтобы коммуникация была доставлена в корзины «Входящие» сотрудников как можно раньше после их прихода. Во время этого первого обхода по маршруту забирайте также содержимое всех корзин «Исходя щие». Вам не следует во время этого первого обхода по маршруту доставлять утреннюю почту, так как она ещё не была распечатана.
Как только первый обход завершён, вернитесь в офис персонала и распечатайте всю почту. Разложите её по корзинам коммуникационного центра. Выложите всё содержимое коммуникационного центра в корзины для разноски и, взяв также свою корзину, куда вы складываете сообщения из корзин «Исходящие», снова пройдите по всему маршруту. В этот раз оставляйте в корзинах сотрудников все адресованные им сообщения и почтовые отправления и забирайте всю исходящую коммуникацию. Разложите исходящие частицы в коммуникационном центре. Не нужно снова разносить их.
Сразу же по возвращении с обеда (13:30) соберите содержимое коммуникаци онного центра и немедленно разнесите послания по всем коммуникационным точкам. Во время этого же обхода по маршруту заберите всё содержимое корзин «Исходящие». Разложите его в корзины коммуникационного центра. Заберите содержимое коммуникационного центра и сразу же сделайте ещё один обход, раскладывая послания по корзинам «Входящие». Во время этого обхода по марш руту вы больше не забираете исходящую коммуникацию.
Ваш следующий обход – это доставка посланий и извлечение содержимого корзин «Исходящие» в 16:00, после чего вы раскладываете собранные послания в коммуникационном центре и оставляете их там. Вы не доставляете их снова.
Точность и регулярность ваших действий по сбору и доставке коммуникации необходима для того, чтобы сообщения и почтовые отправления доставлялись сотрудникам по такому расписанию, при котором они в конце концов начнут ожидать сбора и доставки посланий и будут использовать это расписание. Для того чтобы упорядочить движение частиц и приучить людей к ожиданию сбора и доставки посланий, может потребоваться неделя или две.
Сведите к минимуму все случаи неупорядоченной доставки. Доставляйте лично только сообщения, помеченные «срочно», а также телеграммы и телексы. Если бухгалтерия хочет, чтобы чек был подписан немедленно, он должен быть помечен СРОЧНО. Если они хотят срочно послать телекс или телеграмму, они должны позвонить вам, и сообщить, что это срочно. «Срочно» означает: доста вить лично или отослать немедленно. Срочное послание помещается на середину стола сотрудника, чтобы оно бросалось в глаза. Пометкой «срочно» не следует пользоваться часто.
Используйте одну из своих плетёных корзин для почты, которую надо разложить в корзины «Входящие», одну для частиц из корзин «Исходящие». «Входящие» – красная, «Исходящие» – зелёная, поскольку её содержимое находится в движении.
Если ваш установленный порядок по работе с коммуникацией тщательно соблюдается, то, независимо от того, велики ли потоки частиц на линиях или нет, вы внесёте большой вклад в повышение тона офиса и его эффективности. Я полагаюсь на вас в том, что вы, точно следуя установленному порядку, при внесёте в офис энергию и живость.
А также, пожалуйста, докладывайте мне о любой корзине «Входящие», которая остаётся полной из-за того, что её владелец не просматривает её содержимое и не перекладывает его в корзину для отложенной коммуникации.
Примечание 1. Почтовые отправления, содержащие деньги, должны немедленно регистрироваться, с выпиской инвойса, сразу же по их получении после 10:00. Почтовые отправления, на которые выписаны инвойсы, в частности, оплата за книги, будут забираться из коммуникационной точки бухгалтерии в 13:30, и они должны прибыть в книжную секцию для выполнения заказа в результате обычного обхода по маршруту, как указано выше, самое позднее к 14:00. Некоторые из этих заказов, если не все, должны быть выполнены к моменту сбора коммуникации в 16:00. Таким образом, действия по упаковке книг и Е-метров должны выполняться в основном в послеполуденное время, чтобы по крайней мере часть их можно было отправить до конца этого рабочего дня, а остальные – на следующий день. Напи сание писем по поводу книг и административная работа, следовательно, должны в основном выполняться по утрам, а выполнение поступивших по почте заказов и упаковка – после полудня. При таком расписании не должно возникать необ ходимости в том, чтобы ходить специально за инвойсами или за посылками с книгами, подлежащими отправке по почте.
Примечание 2. Пометка «срочно» на послании означает, что его нужно взять и доставить. Телеграммы и телексы, которые являются срочными, следует посылать, позвонив коммуникатору. Позвонив коммуникатору, вы всегда сможете сделать так, чтобы срочное послание забрали и доставили по назначению. Чеки, требую щие подписи в тот же день, также могут быть помечены как срочные; можно позвонить коммуникатору, он добьётся, чтобы они были подписаны, и вернёт их. Однако срочных посланий должно быть как можно меньше, так как они означают чрезвычайную ситуацию, что, в свою очередь, всегда означает, что кто то где-то не довёл что либо до конца. На линиях, по которым движутся потоки частиц ОХС, не существует других обозначений приоритета, кроме «срочно».
Примечание 3. Коммуникационный центр должен быть промаркирован в со ответствии с порядком коммуникационных точек на маршруте обхода, а не в алфавитном или каком либо случайном порядке. Следовательно, маршрут от одной коммуникационной точки к другой должен всегда быть одним и тем же, и порядок названий терминалов в коммуникационном центре должен совпадать с порядком коммуникационных корзин. Если применяется этот способ, содержимое корзин коммуникационного центра можно выкладывать в плоскую переносную корзину (подходят садовые пластиковые плетёные корзины) с ручкой, причём можно собирать его в обратном порядке, укладывать в корзину, уносить её и раскладывать в корзины «Входящие» коммуникационных точек быстро и точно. То, в каком порядке содержимое корзин «Исходящие» выкладывается в корзину для переноски исходящей коммуникации, не имеет значения, так как всё это в любом случае должно рассортировываться в коммуникационном центре.
Примечание 4. Ничто в описанной системе не препятствует штатному сотруднику лично доставить послание в коммуникационный центр во время, не указанное в расписании, или забрать содержимое своей собственной корзины в коммуника ционном центре во внеурочное время. Однако неупорядоченная личная доставка посланий (за исключением доставки в своём собственном отделе или секции) не одобряется, так как она вызывает жалобы на то, что она прерывает работу других людей.
Примечание 5. У коммуникатора есть и своя собственная коммуникационная точка, отдельно от коммуникационного центра. Коммуникаторы склонны забы вать о своих собственных коммуникационных точках.
Центральные организации в Вашингтоне, Лондоне, Мельбурне и, возможно, Йоханнесбурге готовы к введению поста коммуникатора центральной организации.
Эта шляпа может сочетаться со шляпой секретаря ИД, или со шляпой секре таря секретаря ассоциации, или со шляпой клерка, ответственного за почту. Её сочетание со шляпой регистратора не было успешным (Лондон, 1956).
Если центральная организация начинает пользоваться услугами коммуникатора, то вышеизложенные данные и расписание могут быть пересмотрены – чтобы соответствовать местным условиям – и изданы, после согласования с главой центральной организации, в виде Сек ИД под заголовком «Система внутренней коммуникации центральной организации».
В континентальных и местных офисах ОХС уже имеются системы внутренней коммуникации их собственного типа, и им не нужно следовать вышеописанной системе.